Privatliv i Shiftentra

1. Hvem er ansvarlig?

Når en virksomhed bruger Shiftentra til sine medarbejdere, er virksomheden som udgangspunkt dataansvarlig for medarbejderoplysningerne. Shiftentra behandler disse oplysninger som databehandler efter virksomhedens instruks.

Shiftentras egne behandlinger varetages af Shiftentra, Finlandsgade 26, st. tv., 6700 Esbjerg, CVR 46650735. Kontakt: kontakt@shiftentra.com eller 29 65 78 38.

Din arbejdsgivers navn og kontaktoplysninger vises under Profil → Data & privatliv, når du er logget ind. Spørgsmål til Shiftentras egen behandling kan sendes til kontakt@shiftentra.com.

2. Hvilke oplysninger behandles?

• Konto- og profiloplysninger såsom navn, arbejdsmail, telefonnummer, personalenummer, stilling og profilbillede.
• Ansættelses- og planlægningsoplysninger såsom personalegruppe, vagter, pauser, friønsker og vagtskifter.
• Kommunikation såsom opslag, kommentarer, reaktioner og notifikationer.
• Sikkerheds- og driftsoplysninger såsom loginaktivitet, sessionsoplysninger, IP-adresse, brugeragent og auditlog.
• AI-kommandoer, forhåndsvisninger og resultater, når en autoriseret bruger anvender AI-assistenten.

3. Formål og behandlingsgrundlag

Oplysningerne bruges til adgangskontrol, vagtplanlægning, medarbejderadministration, kommunikation, sikkerhed, fejlsøgning og dokumentation af handlinger. Den dataansvarlige virksomhed fastlægger og oplyser det konkrete behandlingsgrundlag for medarbejderdata. Det kan afhænge af ansættelsesforholdet, en retlig forpligtelse eller en legitim interesse.

Shiftentra træffer ikke ansættelsesretlige afgørelser alene ved automatisk behandling. AI-assistenten laver forslag, som en autoriseret bruger skal kontrollere og godkende.

4. Modtagere og leverandører

Adgang gives kun til brugere med en arbejdsbetinget rolle og de nødvendige tilladelser. Systemet kan benytte leverandører til hosting, database, privat fillagring, e-mail og – hvis virksomheden aktiverer det – AI-behandling. De relevante leverandører skal være omfattet af databehandleraftaler, og eventuelle overførsler uden for EU/EØS skal have et gyldigt overførselsgrundlag.

Når Shiftentra er databehandler, gælder de offentliggjorte databehandlervilkår.

På den offentlige hjemmeside kan Google Ireland Limited modtage statistik- og konverteringsdata via Google Analytics og Google Ads, og Meta Platforms Ireland Limited kan modtage konverteringsdata via Meta Pixel. Det sker kun efter det relevante samtykke. Mulige overførsler til lande uden for EU/EØS skal ske på et gyldigt overførselsgrundlag, som skal kontrolleres i de aktuelle aftaler med leverandørerne.

5. Statistik og markedsføring

Med samtykke bruges Google Analytics 4 til at forstå brugen af offentlige sider. Med særskilt marketingsamtykke bruges Google Ads og Meta Pixel til at måle gennemførte gratis prøveperioder, kontooprettelser og bekræftede abonnementer. Formålet er at forbedre hjemmesiden og vurdere effekten af annoncer.

Der sendes ikke navn, e-mail, telefonnummer, medarbejderoplysninger, vagtdata, fravær, tidsregistrering eller kortoplysninger. Dynamiske ID'er og query-parametre med tokens medtages ikke i de registrerede sidepaths.

Behandlingsgrundlaget for de valgfrie teknologier er samtykke. Samtykket kan til enhver tid ændres eller trækkes tilbage via cookiepolitikken og Cookieindstillinger uden at påvirke lovligheden af tidligere behandling.

6. Opbevaring og sletning

Oplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt til det dokumenterede formål. Midlertidige sikkerhedsdata og systemlogs har tekniske slettefrister. Ansættelses-, vagt- og fraværshistorik følger den dataansvarlige virksomheds dokumenterede slettepolitik og eventuelle lovkrav.

Registreringer af ind- og udstempling, pauser og efterfølgende rettelser opbevares i mindst fem år. Den tilhørende auditlog bevares i samme minimumsperiode, så registreringernes historik kan dokumenteres.

Deaktivering er ikke det samme som sletning. En virksomhed kan bevare historik, når den fortsat er nødvendig, og kan permanent slette en medarbejder, når der ikke længere er et lovligt opbevaringsbehov.

En ny virksomhedsoprettelse holdes inaktiv, indtil administratorens e-mailadresse er bekræftet. Hvis bekræftelsen ikke gennemføres, slettes oprettelsen og de tilknyttede oplysninger automatisk efter 24 timer.

For gratis prøvevirksomheder bliver adgangen skrivebeskyttet ved prøveperiodens udløb. Hvis virksomheden ikke vælger abonnement, slettes prøvevirksomhedens data og private filer automatisk 30 dage senere. Virksomheden varsles før sletningen og skal inden fristen hente oplysninger, som den som dataansvarlig fortsat har pligt til at opbevare. En envejs-hash af e-mail/CVR kan opbevares i op til 12 måneder alene for at forhindre gentagne misbrug af gratis prøveperioder; hashen bruges ikke til drift eller markedsføring.

7. Dine rettigheder

Du kan afhængigt af situationen anmode om indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet eller gøre indsigelse mod behandlingen. Du kan hente et teknisk udtræk af dine egne oplysninger under Profil → Data & privatliv. En formel anmodning skal rettes til den dataansvarlige virksomhed.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at dine oplysninger behandles i strid med reglerne.

8. Sikkerhed

Shiftentra anvender blandt andet organisationsadskillelse, rollebaseret adgang, private filroutes, adgangslogs, begrænsede sessioner og sikkerhedskontrol af uploadede filer. Ingen teknisk løsning kan fjerne enhver risiko, og sikkerhed vurderes derfor løbende.